Pre nego li počnemo priču o poslovnim veštinama neophodnim svakom poslovnom asistentu neophodno je razjasniti terminologiju poput „administrativni/poslovni asistent“, „office manager“ i „administrativna podrška“ koji se obično povezuju sa ovom pozicijom. Postoje brojni načini da se opiše pozicija lica koja rade u administraciji, a veštine i ključne kompetencije su jedan od relativno doslednih i lako definišućih. Poslovne asistente često nazivamo „belookovratnicima“, kao i menadžere, ali ono što ih od njih razdvaja jeste da nemaju pravo nezavisnog donošenja odluka u radu, za većinu poslova koje obavljaju. Oni su tu da izvršavaju delegirane zadatke od strane nadređenog i time mu olakšaju rad.

Ljude na ovim pozicijama uprava često zanemaruje i ne ulaže dovoljno ili uopšte u njihov razvoj i edukaciju, a oni su ti koji omogućavaju neometano funkcionisanje u radnoj sredini tj. timu, obezbeđujući nadređenima sve relevantne i neophodne informacije zarad donošenja dobrih poslovnih odluka.

Prema prethodnim istraživanjima Centra za edukaciju  Pro Educa zaposleni na pozicijama poslovnog asistenta/office managera/sekretara/ce smatraju da su organizovanost i komunikativnost najvažnije osobine koje bi trebalo da poseduje osoba na ovoj poziciji, a zatim slede ljubaznost, poverenje, efikasnost i obrazovanost.

Poslovni asistenti moraju posedovati veštine snalaženja u rešavanju iznenadnih problema, a takođe smatraju da im je najneophodnije da nauče neki od stranih jezika (69,8%), da se usavrše u prevazilaženju stresa (66%), poznavanju specifičnih računarskih programa (58,5%), upoznaju sa zakonima i propisima u polju rada (41,5%), usavrše u organizaciji posla (41,5%).

Savremeno poslovanje se ne može zamisliti bez informatičke pismenosti, naročito za one koji rade kao administrativno osoblje. Često je u opisu njihovog posla vođenje baza podataka, pravljenje različitih rasporeda, obrada prezentacija (kucanje i formatiranje), slanje mejlova, korišćenje društvenih mreža i različitih softvera za komunikaciju, unošenje podataka na sajt, kreiranje newslettera i različitih administrativnih publikacija.

Kancelarija, kao radni prostor, je mesto u kojem se osim zaposlenih mogu naći i druga lica koja tu svraćaju povremeno (poslovni partneri, dobavljači, korisnici, saradnici…). To uslovljava potrebu da administrativni/poslovni asistent poseduje razvijene komunikacijske veštine.

Navedenoj listi veština i potreba ovde nije kraj. Ona se razvojem i promenama poslovanja stalno dopunjuje. Uspešan asistent mora konstantno da radi na sebi i usavršavanju svojih veština, jer od njegove sposobnosti da se snađe u poslovnim situacijama zavisi njegova uspešnost, ali i uspešnost šefa kojem moraju prenositi relevantne informacije i podnositi izveštaje o stanju stvari.